1 - Waarom schrijf je deze tekst? Wat is het doel?

Jouw tekst moet een doel hebben, anders is het zinloos om te schrijven.

Wat wil je dat de lezer doet na het lezen van jouw tekst?

  • Inschrijven
  • Afmelden
  • Betalen
  • Bellen
  • Ergens naartoe komen

Of wil je de lezer informeren? Wat is het onderwerp?

2 - Wat is je kernboodschap?

In een heldere tekst staat maar één kernboodschap. Zodra je meerdere boodschappen in een tekst schrijft, vergroot je de kans dat de lezer niet alles in zich opneemt of onduidelijk vindt. Daarom moet jij als schrijver zeker weten wat de kernboodschap is.

Een kernboodschap kan bijvoorbeeld zijn dat een filiaal van een winkelketen haar deuren sluit. Die boodschap roept vragen op die in het artikel worden beantwoord.

3 - Voor wie is jouw tekst bedoeld?

Voor wie schrijf je? Wees zo concreet mogelijk en vorm je een beeld van je doelgroep.

  • Man/vrouw/puber
  • Leeftijd
  • Functie
  • Ouders
  • Collega’s
  • Leerlingen

Maar ook: heeft de lezer enige voorkennis? Wat hebben ze aan jouw verhaal? Lezers hebben weinig tijd en die steken ze liever niet in een tekst waar ze niks aan hebben.

Dus: wat is de toegevoegde waarde als ze wél doorlezen? Hij is op zoek naar: what’s in it for me?

4 - De eerste alinea: val met de deur in huis

In de eerste alinea vertel je meteen wat de lezer kan verwachten van het artikel, de mail of de brief. Dat doe je door de volgende vragen te beantwoorden:

  • Wie?
  • Wat?
  • Waar?
  • Waarom?
  • Wanneer?
  • Hoe?

Schrijf de lead van je tekst. Doe dat in 3 tot 6 zinnen. Dit stukje tekst is de samenvatting waar de lezer op ‘aan’ moet gaan. 

Bijvoorbeeld

Je krijgt deze mail omdat jij (wie) je hebt aangemeld voor de Training Creatief, Zakelijk en Effectief Schrijven (waarom) van 2 juli (wanneer) in Breda (waar). Ik wil je vragen om je goed op deze dag voor te bereiden (wat), zodat je er het meeste plezier van hebt. Hoe je dat dat doet, lees je in deze mail (hoe).

De eerste alinea is kort maar krachtig. In de rest van het artikel kun je uitgebreider ingaan op vragen die de lezer kan hebben over het onderwerp.

In deze lead is het meteen duidelijk waar het over gaat, dus mensen die niet naar de training komen, zijn je ook dankbaar. Zij kunnen dit artikel overslaan.

 

 

5 - Beantwoord de vragen van je lezer

Gek genoeg roepen informatieve teksten juist vaak vragen op. Dit kun je voorkomen door je in te leven in de lezer.

Wat is jouw kernboodschap en welke vragen kan de lezer hier over hebben? Wat zijn de gevolgen van jouw boodschap voor de lezer?

Lezers stellen doorgaans vragen die beginnen met wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe.

Schrijf de vragen onder elkaar. Sommige informatie kun je bij elkaar zetten.

Maak hier vragende tussenkopjes van en zet de antwoorden eronder. Denk niet te veel na over hoe je schrijft, verbeteren komt later. Zo heb je meteen een aantal alinea’s.

6 - Schrijf in spreektaal

Uit onderzoeken blijkt dat spreektaal voor iedereen prettiger is om te lezen, óók voor hoger opgeleiden. Spreektaal klinkt vertrouwd en vriendelijk.

Als je schrijft in spreektaal, mag je makkelijke woorden gebruiken en wissel je lange en korte zinnen af.

Maar het grootste verschil zit ‘m in de woorden die je kiest. Met gevoel, met een knipoog in plaats van formeel en afstandelijk.

Kijk maar eens naar dit lijstje:

Thans                               – Nu, op dit moment

Als gevolg van                 – Door

Mede                                – Ook, onder andere, o.a.

Alsmede                           – En ook, evenals

Ten behoeve van             – Over, voor

Met behulp van               – Met, door

Ten aanzien van              – Over

Aan de hand van             – Met, door

Betreffende                     – Over

Pak de denkbeeldige telefoon en doe alsof je een vriendin belt, liefje of je moeder. Leg uit wat je wil schrijven.

Vergelijk deze zinnen maar eens:

  • De GGD heeft geconstateerd dat het festival in Hengelo dat zaterdag jl. in Hengelo plaatsvond, de brandhaard was veel coronabesmettingen van de aanwezige jongeren.
  • Afgelopen zaterdag was er een festival in Hengelo. Volgens de GGD is dat de plek waar veel jongeren zijn besmet met corona.

Of

  • Wat houdt uw functie in? In de ochtend bent u verantwoordelijk voor een soepel verloop van het ontbijt van onze cliënten. Na afloop draagt u zorg voor het afruimen en opnieuw inrichten van de eetzaal. Aansluitend zal hier een bingo worden gehouden. Indien nodig begeleidt u cliënten en biedt u een luisterend oor.
  • Hoe zou jij het vinden als jouw ontbijt iedere ochtend met een glimlach wordt klaargemaakt, heerlijk toch? Dat vinden onze cliënten nou ook! Eerst gaan ze lekker ontbijten en daarna gezellig bingo in dezelfde zaal. Jij zorgt ervoor dat dit allemaal soepeltjes verloopt én natuurlijk help je de cliënten af en toe een handje.

7 - Je lezer is geen bedrijf maar een mens: spreek je lezer persoonlijk aan

Je hebt al bepaalt wie je lezer is en je weet dat spreektaal prettig leest. Dat betekent dat je de lezer als een persoon aanspreekt, ook al weet je dat het een hele groep mensen betreft of als je brief naar een bedrijf wordt gestuurd.

Wat je niet doet:

  • Als men verhuist…
  • De meeste mensen die verhuizen…
  • Personen die verhuizen…
  • Allen die verhuizen…

Wel:

  • Ga je verhuizen?
  • Als u gaat verhuizen…
  • Je gaat verhuizen!

Je kent ze vast wel, van die mensen die de hele tijd over zichzelf lullen en niet checken of het jou nog wel boeit.

Lezers houden daar ook niet van, ze luisteren vooral naar je als je het over hen hebt. Daarom vertel je niet wat jij hebt gedaan/gemaakt/bedacht maar vooral over het gevolg/voordeel/resultaat voor de lezer.

Check de voorbeelden en voel het verschil

  • Ik heb toch een geweldige timemanagementcursus ontwikkeld, blablabla…
  • Wil jij ook minder uren werken?

 

  • Mijn nieuwe afwasmachine kan 12 borden, 6 soepkommen en 12 glazen tegelijk wassen. En dan passen er ook nog een pan en bestel bij. Een wasprogramma duurt 86 minuten
  • Heb jij ook zo’n hekel aan de afwas?

 

  • Ik heb een robotstofzuiger gekregen van mijn man.
  • Stel je voor dat je nooit meer hoeft te stofzuigen!

8 - Kies een toon die past bij de lezer en de situatie

Leef je in!

Ik kan het niet vaak genoeg zeggen.

Hoe zit je lezer erbij als hij jouw boodschap leest? Een mail met goed nieuws heeft een hele andere toon dan een mail met slecht nieuws.

Als de lezer iets moet doen, maak jij het zo makkelijk mogelijk.

Staat er iets leuks te gebeuren? Wees enthousiast!

Wees behulpzaam, begripvol, vriendelijk. Ik zeg altijd: jouw tekst moet zijn als een super goede klantenservice die met je meedenkt en service verleent.

Dus niet:

Naar aanleiding van uw mail d.d. 12 mei 2021, laat ik u weten dat wij de geleden schade niet uitkeren.

Maar:

Wat vervelend dat je schutting is omgewaaid tijdens de storm! Helaas dekt jouw verzekering geen stormschade. Als je dat wil, kunnen we de dekking wel uitbreiden.

9 - Wees duidelijk als de lezer iets moet doen

Wil je de lezer aanzetten tot een bepaalde actie? Draai daar dan niet omheen en gebruik de gebiedender wijs. In de dagelijkse omgang zou het bot klinken, maar in duidelijke teksten is het een must.

Niet:

Voor het aanvragen van kinderopvangtoeslag dient u onderstaand formulier volledig in te vullen.

Wel:

Vul het formulier hieronder in om kinderopvangtoeslag aan te vragen.

of

Kinderopvangtoeslag aanvragen? Vul het formulier hieronder in.

Soms moet de lezer juist niets doen, terwijl ze het misschien wel verwachten. Maak dan een tussenkop, bijvoorbeeld:

U hoeft niets te doen
Het omzetten van uw abonnement gaat automatische en u hoeft hier niets voor te doen. U ontvangt een sms wanneer het abonnement is omgezet.

10 - Structuur en overzicht

Structuur is minstens zo belangrijk als de tekst zelf.

Huh?

Een tekst die achter elkaar doorloopt, zonder alinea’s en tussenkopjes, is niet te lezen. Zeker op een beeldscherm zie je al snel niet meer waar je bent gebleven. Bovendien heb je als lezer helemaal geen trek om verder te lezen als je zo’n grote brok tekst ziet. Moet ik dat allemaal lezen? Daar heb ik geen tijd voor!

Dit zorgt voor structuur

  • Zet tussenkopjes boven de alinea’s als er meer dan drie alinea’s zijn.

Zo doe je dat:

– in de vorm van een vraag [Hoe meld ik me aan voor de training?]

– als samenvattende zin [Aanmelden doe je via de website]

– met een kernwoord [Aanmelden]

Als je deze drie vormen afwisselt, ziet dat er onrustig uit, daarom hou je het liefst één vorm aan.

  • Gebruik witregels tussen de alinea’s en maak alinea’s niet langer dan zes regels.

 

  • Zet de alinea’s in volgorde van belangrijkheid: de belangrijkste informatie komt altijd bovenaan.

Maak een opsomming als dat overzichtelijker is. Bijvoorbeeld:

Wat u mee moet nemen naar uw eerste afspraak
– Uw rijbewijs
– De doorverwijzing van uw huisarts
– Uw bril
– Deze brief 

Maak eventueel de belangrijkste trefwoorden vet, zoals ik hier ook heb gedaan. Overdrijf niet want dat maakt het weer onrustig.

11 - Schrijf je titel of onderwerpregel

Je titel schrijf je als laatste.

Waarom? Omdat je nu pas weet welke titel het beste bij de inhoud past. Bij informatieve teksten, kies je een titel die de kernboodschap bevat en wees concreet.

Voorbeelden:

  • De details van de Training Creatief, Zakelijk en Effectief Schrijven
  • Cursusmaterialen en evaluatieformulieren ouderbijeenkomst Sint Bernardschool
  • Annulering vergadering 12 augustus Vereniging Eigen Huis

12- Print uit en lees hardop voor

Print je tekst altijd uit en controleer hem nog een keer. Je ziet dan altijd weer andere dingen dan op het beeldscherm.

Lees je tekst hardop voor, je hoort meteen waar het niet lekker loopt.

13 - Meer schrijftips en checklist

Heb je alle stappen doorlopen? Dan heb je een goede kapstok voor een informatieve tekst. De basis staat en jij zorgt voor de inhoud.

Begin met het eigen maken van deze structuur, dan kun je daarna gaan experimenteren. Bijvoorbeeld door minder zakelijk te schrijven.

Wil je nog een stapje verder gaan? Download dan de Praktische Schrijfwijzer met handige checklist. Hier staan nog meer gedetailleerde schrijftips die je tekst naar next level tillen en het schrijven voor jou een stuk makkelijker maakt.

 

Slechte teksten kosten geld

Stel je voor dat jij en je collega’s allemaal beter kunnen schrijven. Sneller. Effectiever.

Dat het hele team dezelfde schrijfstijl aanhoudt…

Iedereen kan beter leren schrijven en ik leer het jullie in 1 dag.

Lotje 1Lotty Rothuizen | Schrijftraining en -coaching

Ik schreef de honderden blogs, webpagina's en SEO-teksten. Copywriting, nieuwsbrieven en social media teksten. Ik schreef over steunzolen, verzekeren en rijlessen. Over meubels, de zorg en de horeca.

Met mijn incompany schrijftraining deel ik mijn kennis en 11+ jaar ervaring om bedrijven te helpen die hun interne en externe communicatie naar een hoger niveau willen tillen. En dat gaat sneller dan je denkt!

Iedereen kan beter leren schrijven en ik leer jullie in 1 dag. Nou ja... eigenlijk 2 dagdelen. Creatief, zakelijk, effectief en commercieel. Sneller, leuker, beter!